El Bot de la Cruz Roja Británica, ahorrando tiempo y recursos

La Cruz Roja Británica ha desarrollado un servicio de Automatización Robótica de Procesos (RPA) para liberar de carga de trabajo a los empleados de la organización. Esta tecnología permite que cualquiera pueda configurar un software para automatizar ciertos procesos a través de robots software. Estos ‘bots’ se ocupan de tareas sencillas y repetitivas que suelen hacer perder el tiempo de empleados, lo cual mejora la productividad dentro del ámbito de trabajo, dejando más espacio para aquellas actividades más creativas.

La Cruz Roja Británica acumula una gran cantidad de información a través de su apoyo a personas en crisis, nuevos seguidores, la transformación de su infraestructura digital y la contratación de personal para cumplir con su ambiciosa visión del futuro.

La circulación de información dentro de la Cruz Roja Británica, además de ser esencial, es extremadamente compleja. La información circula mediante múltiples bases de datos y flujos operativos de alta complejidad, los cuales no suelen estar estandarizados.

Este flujo de información consume una gran parte del tiempo del personal de la Cruz Roja Británica a partir de la búsqueda y preparación de datos, el traspaso de información entre sistemas, y las verificaciones rutinarias. Esto reduce el valor obtenido de la experiencia y tiempo de cada miembro de la organización.

Esta situación se debe al aumento del uso de tecnología dentro de la Cruz Roja Británica, en particular la utilización de plataformas y aplicaciones. Reemplazar los sistemas actualmente establecidos es fundamental, pero también supone un proceso lento y costoso. La actualización de estos sistemas se suele interrumpir ya que implica dedicar tiempo y recursos al desarrollo, experimentación, e implementación de las soluciones, y a la vez mantener el flujo de información dentro de la organización. 

La automatización robótica de procesos sería una manera rentable de aumentar la eficiencia y capacidad de trabajo dentro de la organización, reducir los gastos generales del personal y disminuir los riesgos corporativos mediante controles de precisión y conformidad. Es por eso que se ha experimentado con el siguiente concepto: «Es posible liberar tiempo, dinero y capacidad intelectual en toda la Cruz Roja mediante la creación de trabajadores digitales que automatizan los procesos rutinarios y aumentan el valor que obtenemos de nuestro sistema actual».

La automatización robótica de procesos (RPA) utiliza software, conocido como «bot» o «trabajador digital», para ejecutar procesos habitualmente realizados por el personal de la organización. Estos robots pueden ser configurados para realizar procesos complejos a alta velocidad y precisión durante las 24 horas del día.

El sistema RPA trabaja de forma paralela al personal de la Cruz Roja Británica, generando capacidad y liberando la agenda de los empleados. Cada trabajador digital puede ser configurado para apoyar a múltiples equipos e incluso en diferentes departamentos, optimizando así su carga de trabajo.

Pese a que los sistemas RPA ya están consolidados en el sector bancario y de seguros, y sean cada vez más visibles en organizaciones del tercer sector, aún no es común su implementación en el sector benéfico. 

Las pruebas muestran que adoptar un sistema RPA sería de gran beneficio para la Cruz Roja Británica. Se estima que los costes iniciales se recuperan en menos de 12 meses y los “robots” proporcionan un promedio del 20% de la capacidad a tiempo completo (Full-time equivalent, FTE).  Los usuarios también muestran mayor conformidad (92%), mayor precisión (90%), mayor productividad (86%), y reducción de costes (59%). [Datos de Deloitte]

Para obtener una evaluación adaptada del sistema y asegurar que los resultados obtenidos en otras industrias se replicarían en la Cruz Roja Británica, se ejecutó un proyecto integral para demostrar su utilidad . Este proceso confirmó el interés en implementar un sistema RPA para aumentar la eficiencia de la CRB.

En resumen, el PoV ha demostrado que una plataforma RPA podría ser desarrollada de forma segura dentro del entorno tecnológico de la CRB y funcionar junto con los sistemas existentes. 

Los primeros resultados son positivos. La primera automatización trabaja junto con el equipo de Cuentas por Pagar. Inicialmente fue utilizado para pagar a 5 de los proveedores principales de la Cruz Roja Británica, lo que le ahorró al equipo 90 minutos al día. Además, el tiempo en el que se realizó la operación disminuyó de cinco días a solo dos. El tiempo ahorrado se aprovechó para efectuar las conciliaciones de cuentas y otras tareas pendientes.

El robot, Optimus, ha sido configurado para gestionar los pagos de los 23 proveedores principales, representando el 25% de todas las facturas. Automatizar a esta escala le ahorra tiempo valioso al equipo encargado de cuentas pendientes. 

Un análisis de los procesos internos de la Asociación mostró que se podían automatizar miles de horas de trabajo. Se evaluó en detalle una muestra de 19 procesos; estos por sí solos consumen actualmente más de 17.000 horas de trabajo, lo que equivale a 10 FTE. Agregar capacidad de automatización permitirá a los directores de la Cruz Roja Británica nuevas oportunidades en cuanto al desarrollo de estrategias y presupuestos.

Tras estudiar estos datos, la CRB ha decidido formar un equipo para el establecimiento y gestión de automatizaciones utilizando tecnología RPA. Trabajará junto a expertos en la materia para identificar y automatizar los procesos de alto coste, alto volumen y / o alto riesgo. La capacidad generada tras la implementación del sistema RPA se aprovechará para abordar retrasos, mejoras de ciertos procesos u otras áreas de trabajo.