Capacitar a los voluntarios mediante la gestión digital de datos

Cruz Roja Española ha ido detectando en los últimos años la necesidad de un gran número de Sociedades Nacionales de disponer de sistemas web para la gestión de datos de sus voluntarios y voluntarias. Por ello inició en 2022 la implementación de un sistema de gestión de las relaciones y contactos basado en un sistema web de software de código abierto para Sociedades Nacionales. Esta plataforma digital tiene como objetivo mejorar la administración y la gestión eficiente de personas voluntarias, permitiendo su registro, seguimiento y comunicación, dentro de las sociedades nacionales de Cruz Roja y Media Luna Roja, integrándose con sistemas existentes para mejorar la administración de recursos y la coordinación operativa.

Esta iniciativa surge de la experiencia de Cruz Roja Española en la puesta en marcha de diferentes herramientas para poder recopilar y gestionar los datos de las personas que conforman la base social voluntaria que se ha adquirido a lo largo de los años a través de análisis y reflexión de diversos procesos y experiencias.

Basándose en esta experiencia y tras estudiar diferentes opciones que podrían ser de utilidad a todas las Sociedades Nacionales que quieran gestionar esas relaciones y contactos, así como optimizar su administración y comunicación, Cruz Roja Española propone utilizar «CiviCRM» de forma que se alinea con una iniciativa estratégica de la Federación Internacional de Sociedades de la Cruz Roja y de la Media Luna Roja (FICR) y contribuir a la mejora de la gestión de datos de las personas voluntarias. Esta gestión es un aspecto crucial para la coordinación y la aplicación eficiente del voluntariado en los esfuerzos humanitarios.

«CiviCRM» (CRM por sus siglas en inglés: Contact Relationship Management) permitiría a una organización registrar y administrar la información acerca de las diversas personas e instituciones con las que interactúa y representa un instrumento fundamental para mejorar las capacidades operativas de las diferentes sociedades nacionales; especialmente aquellas con menor madurez digital. Facilita la coordinación y aplicación eficiente de datos en contextos humanitarios, promoviendo una participación voluntaria efectiva y asegurando respuestas rápidas a necesidades emergentes.

Se trata de un software libre y de código abierto que ofrece una gama de características que facilitan una gestión de datos eficiente de voluntarios. En concreto, esto significa que cualquier usuario puede estudiar, modificar y mejorar su diseño mediante la disponibilidad del código fuente. Por decirlo de algún modo, es un software de acceso público y gratuito. Entre sus funcionalidades, tal y como hemos avanzado, se incluye el registro y la gestión de datos, herramientas de comunicación, gestión de eventos, así como la posibilidad de recabar informes y análisis.

«CiviCRM» permite la creación de campos personalizados, aportando herramientas flexibles que se adaptan a las necesidades específicas de cada sociedad de nacionales y diferentes roles. Se integra perfectamente con sistemas de gestión de contenido (CMS) populares como WordPress y Drupal. Además, cumple con las normativas de protección de datos europeas, asegurando una gestión segura de la información sensible de los voluntarios.

El despliegue de «CiviCRM», liderado por iXiam Global Solutions está financiado por Cruz Roja Española por un período concreto en el que se da un acompañamiento a las Sociedades Nacionales interesadas, cubriendo una serie de costos asociados al desarrollo o paquete básico. Durante esta puesta en marcha, se incluye la configuración personalizada, la integración con sistemas existentes, y la capacitación extensa para personal y personas voluntarias.

«CiviCRM» supone una mejora significativa en la gestión de las personas voluntarias y en su eficiencia operativa al permitir una mejor asignación de recursos y acortar los tiempos de respuesta ante emergencias, fortaleciendo así la capacidad de respuesta humanitaria global. Las herramientas de informes y análisis de «CiviCRM» permiten, además, la toma de decisiones basadas en datos al proporcionar información valiosa sobre las actividades de nuestro voluntariado y su impacto sobre los programas.